De zomer is officieel voorbij, de Crowd Beacons staan terug op stal en onze jaarlijkse festivalseizoensafsluiter is achter de rug. Hoewel er nog enkele toffe eindejaarsevenementen op de agenda staan, maken we vandaag graag de balans op van een zomer vol muziek, feestvierders en uitzonderlijke weersomstandigheden.
Het is voor ons het 15e jaar dat we meedraaien op de festivals en we hebben ze in dat anderhalf decennium sterk zien groeien qua veiligheid en crowd communication. Met The Safe Group onderzoeken en testen we jaar na jaar hoe het elke keer nog beter, nog robuuster en nog veiliger kan.
We zien daarin 3 grote sleutels: meten, communiceren en alles verbinden.
Meten & observeren
België is de thuis van meerdere festivals met de grootte van een tijdelijke stad. Tijdens een event van die schaal zijn er weermannen en -vrouwen op het terrein, mee in de centrale commandopost. Ze volgen nauwlettend de lokale situatie op.
Daarvoor hebben ze ook lokale meettoestelen (temperatuur, windsterkte, CO2, vochtigheid…), want op een dergelijk event zijn er reële lokale weerseffecten: tenten, podia, containers, ze creëren verschillende luchtstromen, waardoor de situatie op twee verschillende plaatsen binnen hetzelfde terrein compleet anders kan zijn.
Een officiële waarschuwing van het KMI dekt een provincie, een valwind haalt uit over enkele kilometers. Een eigen meettoestel op een strategische locatie geeft zo cruciale info om in te grijpen.
Met de juiste camera op de juiste plaats en systemen om personen te tellen, heeft het team ook steeds een overzicht van de situatie op het terrein. Op de camerabeelden kan tegenwoordig zelfs een AI-analyse losgelaten worden om te meten wanneer de sfeer omslaat.
Al deze informatie is op zichzelf niet genoeg om de veiligheid te verzekeren, maar geeft het team wel ogen op het veld en richt de aandacht op de plekken waar hij relevant is.
Communiceren
Als het er echt op aankomt, telt elke seconde. Daarom hebben we met SafeSign ervoor gezorgd dat de aansturing van de noodcommunicatie op het terrein zo simpel mogelijk is. Niet nadenken over wat, waar, hoe. Met één druk op de knop verschijnen noodboodschappen op alle relevante schermen. De templates staan klaar, de boodschap kan indien nodig snel en makkelijk aangepast worden.
Ook de nood-PA sturen we aan met SafeSound en de berichtgeving van BE-alert zit ingekoppeld in het systeem. Met simpele pictogrammen kunnen we snel instructies geven op plaatsen waar de doorstroming cruciaal is.
Verbinden
Om al het bovenstaande te laten werken, de metingen en de communicatie, is een feilloos én redundant netwerk nodig. In de control room, waar weermannen, hulpdiensten en festivalcrew samenzitten, maar ook over heel het festivalterrein. Onder en boven het terrein zit op de grote festivals zoals Pukkelpop en Rock Werchter al snel kilometers kabel, en honderden access points verzorgen de wifi van de kleedkamer tot de mainstage, van de ingang tot de crewcamping.
De meetinstrumenten, camera’s en andere inputs komen via dit gigantische netwerk allemaal samen in de control room, waar het team zijn werk doet, om vervolgens via hetzelfde netwerk als communicatie weer naar alle hoeken van het terrein en de omgeving gestuurd te worden. Drie sleutels, één geheel.
Een zomer vol extremen
We hebben het systeem meermaals tot zijn recht zien komen in de extreme omstandigheden van deze zomer.
- Uit klantenfeedback weten we bijvoorbeeld dat de hoeveelheid verdeelde regenponcho’s enerzijds, of zonnecrème anderzijds toeneemt wanneer we via onze schermen aangeven dat ze beschikbaar zijn.
- Wanneer er moeilijke aankondigingen nodig zijn, zoals een show die vervroegd gestopt moet worden, is er meer begrip en een vlottere uitstroom wanneer de bezoekers doorheen de dag al geïnformeerd werden over de evoluties in het weer.
Uiteraard hebben we liever dat onze schermen vooral ludieke boodschappen tonen en de weg gidsen naar de favoriete artiest van de bezoeker. Maar we gaan er ook prat op dat het systeem er ook staat wanneer dat niet het geval is, de spanning oploopt en toch alles vlot en veilig verloopt, dankzij up-to-date informatie en heldere, directe communicatie.
