Ga jij graag op zoek naar een échte match tussen The Safe Group en een kandidaat-medewerker? Wil je dit proces ondersteunen van het genereren van kwalitatieve instroom tot onboarding? Help je onze CEO en directie graag om een fijne, stimulerende werkplek te creëren en te houden waardoor het beste in de mensen spontaan naar boven komt?
Hou jij het overzicht over een gevarieerd takenpakket en wissel jij van taak naar taak naargelang de prioriteiten verschuiven? Ben jij iemand die de puntjes op de i wil zetten en details afwerken belangrijk vindt? Zie jij meteen wat niet in orde is, van een lege koffievoorraad tot een toilet dat blijft doorlopen, en regel je het gewoon?
Dan is de rol van HR & Facilities manager het speelveld waarin jij je passie kwijt kan.
Wie zijn wij?
The Safe Group voorziet professionele klanten van veiligheidstechnologie en ICT, dit voor zowel festivals, overheden als private klanten. Sinds 2011 zijn we pionier in het opleveren van hoogtechnologische oplossingen, zowel tijdelijk als 24/7. We geven de volledige markt van security, safety en communicatietoepassingen vorm met onze verschillende innovaties.
Als integrator bepalen we mee de installaties. We hebben de capaciteit om in-house hoogtechnologische oplossingen te ontwikkelen, zowel hardware als software. Deze combinatie laat ons toe om de meest veeleisende klanten, met de meest uitdagende projecten, tevreden te stellen. Onze vaste klanten zijn onder meer Rock Werchter, Pukkelpop, Gentse Feesten, verschillende kleine en grote politiezones, en Corda Campus.
Daar waar veel bedrijven de grens van hun kunnen bereiken, blinkt The Safe Group uit. Elk van onze projecten is uniek. We denken mee op maat en zoeken naar de beste oplossing die praktisch mogelijk is. We zijn flexibel, behalen onze afgesproken deadlines en nemen zorgen weg bij onze klanten door onze technische en operationele expertise.
Waar het als HR & Facilities manager om draait? Dat alle HR-, administratieve en facilitaire zaken op tijd en in orde zijn, en dat je daarover helder rapporteert.
Wat doet een HR & Facilities manager bij The Safe Group?
Human Resources
Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO, die ook de rol van HR director opneemt. Samen vormen jullie het HR-team. Je staat in voor een zeer divers takenpakket:
- Je beheert administratief alle aspecten die te maken hebben met het tewerkstellen van personeel. Dit gaat van het beheren van de volledige fleet tot werving en selectie, loonprestaties verwerken, opleidingen aanvragen, interne procedures opstellen en nog zoveel meer. Met andere woorden: HR in de breedste zin van het woord, zowel soft als hard HR-taken. Uiteraard doen we beroep op een sociaal secretariaat om je hierin te ondersteunen.
- Dit doe je zowel voor onze vaste als voor onze tijdelijke medewerkers, van werving tot volledige onboarding. Je zorgt er mee voor dat de nodige administratieve documenten, opleidingen, praktische afspraken en toegangen tijdig en correct geregeld zijn. Jaarlijks breidt ons team uit met een tijdelijke crew om onze events te ondersteunen. Tijdens de wintermaanden geef jij samen met onze project manager dit tijdelijke team vorm via flexi-, interim-, studenten- en freelancecontracten. Tijdens de events hou jij mee een oogje in het zeil op de inzet van deze tijdelijke medewerkers per event en controleer je dat er correct verloond en gefactureerd wordt.
- Om onze ISO-certificeringen te behouden help jij de huidige HR-processen documenteren, onderhouden en verbeteren. Je werkt volgens de vastgelegde procedures en signaleert waar processen, documenten of werkwijzen niet meer aansluiten bij de praktijk.
- Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens. Je werkt volgens de interne richtlijnen rond informatiebeveiliging, privacy en toegangsbeheer en signaleert en rapporteert mogelijke beveiligingsincidenten of afwijkingen.
- Preventie en welzijn. Je wordt onze interne preventieadviseur. Je bent het aanspreekpunt voor de externe preventiedienst en zorgt dat EHBO-koffers, brandblussers en evacuatieplannen in orde en up-to-date zijn. Heb je de basisopleiding preventieadviseur nog niet, dan volg je die via ons.
Facilities
En daarnaast ben je onze facilities manager.
Ons kantoor in de Walenstraat 71, met tuin en parking, is jouw terrein. Vandaag doen de CEO en operations director dit erbij. Het loopt, maar het kan beter, en het verdient iemand die er echt tijd voor maakt. Dat ben jij. Zij blijven eindverantwoordelijk en zijn je klankbord, de dagelijkse opvolging is van jou.
Het resultaat waar we op rekenen: proper, altijd op tijd bijgevuld en kleine problemen die niet blijven liggen.
Concreet:
- Onderhoud en netheid. Je stuurt de poetsploeg aan, bewaakt de kwaliteit en volgt het onderhoud van gebouw, tuin en parking op met de juiste leveranciers.
- Voorraden. Koffie, drank, sanitair, kantoormateriaal: er is nooit iets op. Je zet een systeem op zodat bijvullen geen toeval meer is.
- Defecten en herstellingen. Een toilet dat blijft doorlopen, een lamp die uitvalt, een deur die klemt: jij merkt het op of krijgt de melding, en je volgt op tot het opgelost is. Kleine zaken los je zelf op, voor de rest schakel je de juiste vakman in. Er hoort dus af en toe hands-on werk bij: zelf even poetsen of iets herstellen, wanneer wat moet gebeuren te klein is om er een externe partij voor in te schakelen.
- Wagenpark. Je beheert het operationele luik van onze voertuigen: onderhoud en keuringen, banden, schadegevallen, tankkaarten en boetes.
- Leveranciers en budget. Je bouwt een overzicht op van contracten en leveranciers (poetsfirma, koffie, afval, tuinonderhoud, technieken) en doet voorstellen om het beter of goedkoper te doen. De CEO beslist op basis van je vlot en onderbouwd advies. Na verloop van tijd groei je door naar een eigen budget.
De verdeling tussen HR en facilities ligt niet vast: de ene week vraagt de operatie meer van het ene, de andere week van het andere. We weten dat deze workload vraagt naar 1 voltijdse beschikbaarheid; jij bewaakt de prioriteiten en zorgt dat beide blijven draaien.
Wie zoeken we?
De onderstaande functievereisten zijn onmisbaar en bieden jou de kans om in aanmerking te komen voor deze uitdagende rol!
- Je haalt energie uit administratief werk en hebt oog voor detail. Je wil dingen systematisch afwerken en kan structuur en orde brengen in een administratief proces. Je kan vlot overweg met een Google-omgeving, je bent ervaren in het gebruik van Excel en kan vlot en correct een mailing opstellen.
- Je bent hands-on en praktisch. Een lamp vervangen of een leverancier aan zijn afspraken houden schrikt je niet af. Af en toe zelf poetsen of iets herstellen, wanneer het te klein is om er een externe partij voor in te schakelen, hoort daarbij.
- Je mindset en houding:
- Je neemt ownership en communiceert en rapporteert proactief. Je bent on top van je takenlijst en zorgt dat die bijgewerkt blijft. Je komt zelf af met onregelmatigheden en lastige vragen, in plaats van ze achteraf te moeten oplossen.
- Je werkt pragmatisch en herprioriteert je dag indien nodig.
- Je wil expertise opbouwen en levenslang bijleren.
- Je bent in het bezit van een bachelor- of masterdiploma.
- Je hebt al enkele jaren ervaring in HR of bent op de hoogte van de wetgeving rond PC 200.
- Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels en kan een kandidaat interviewen in het Frans. Als je dat vandaag nog niet kan, ben je bereid om bij te schaven.
- Je hebt een rijbewijs B.
Ervaring met office of facility management, of de basisopleiding preventieadviseur, is een plus, geen vereiste.
Wat bieden wij jou?
Je wordt onderdeel van een kleinschalig, gepassioneerd team dat streeft naar perfectie en innovatie. Samen werken we aan oplossingen die levens veiliger maken, organisaties efficiënter laten werken en evenementen onvergetelijk maken. Samengevat:
- Een open, no-nonsense bedrijfscultuur.
- Flexibiliteit en balans. De druk is hoog, maar er is ruimte om te recupereren. Flexibiliteit werkt in twee richtingen.
- Je werkplek? Ons kantoor te Hasselt, Walenstraat 71, met tuin en parking.
- Opleidingskansen: jij bent de eigenaar van je eigen kennismatrix en jij geeft aan wat je noden hieromtrent zijn. De basisopleiding preventieadviseur nemen wij voor onze rekening.
- De kans om mee het verschil te maken voor een KMO. Doordat jij ontzorgt en rapporteert waar het op staat, maak je deel uit van de groei van deze KMO.
- Een vaste, voltijdse job in loondienst (contract van onbepaalde duur), met ruimte voor en een focus op persoonlijke ontwikkeling. Een freelance- of zelfstandige samenwerking is voor deze functie niet mogelijk.
Solliciteren
Solliciteer via ons webformulier door je cv en motivatiebrief aan ons te bezorgen. Kom in aanmerking om ons selectieproces te doorlopen door in je motivatiebrief aan te geven waarom je een fit ziet tussen jezelf en The Safe Group. Gebruik onze website en de vacaturetekst om hierin zo specifiek mogelijk te zijn. Generieke motivatiebrieven worden niet weerhouden.
