Depuis 2024, Extrema Outdoor utilise le réseau de communication SafeSign. Tous les messages sont programmés et diffusés en direct instantanément depuis le système de gestion de contenu.
Une stratégie d'information solide grâce à un réseau de communication éprouvé
Extrema Outdoor est un festival réservé aux plus de 18 ans qui s’adresse aux passionnés de techno de tous âges. Il se présente comme un festival local de niche situé en pleine nature, mais attire également chaque année des mélomanes du monde entier. Ce festival de trois jours accueille 25 000 visiteurs par jour, ce qui correspond à la capacité maximale offerte par le site actuel. Afin de garantir le bon déroulement du festival, l’organisation dispose d’un plan de gestion des foules bien défini, mais aussi d’une stratégie d’information claire.
Extrema opte pour des messages d’orientation en fonction de sa stratégie de gestion des foules. Cela permet aux visiteurs d’arriver à temps aux bonnes scènes ou de fermer certains quartiers lorsque la capacité d’accueil est atteinte. Autour du site également, l’accent est mis sur une sécurité routière optimale : ainsi, la signalisation est immédiatement adaptée dès que certains parkings sont complets.
Des alertes sont également prévues dans le cadre de la politique de prévention en matière de drogues. Lors du festival Extrema Outdoor, les visiteurs peuvent déposer des comprimés au laboratoire d’analyse. Lorsque des substances dangereuses sont détectées, les visiteurs en sont immédiatement informés via le réseau SafeSign. Ainsi, lors de l’édition 2024, plusieurs alertes ont été envoyées, chacune accompagnée d’une image claire du comprimé.
Cette édition d’Extrema Outdoor a été gâchée par la pluie, mais cela n’a pas découragé les visiteurs ni les organisateurs. Les prévisions météorologiques ont été suivies de près, la pluie alternant rapidement avec le soleil. Les organisateurs ont su annoncer à chaque fois bien à l’avance, via les nombreux écrans, l’arrivée prévue d’une forte averse. À l’extérieur du site, les entrées et sorties se sont déroulées sans longues files d’attente grâce aux Crowd Beacons, faciles à déployer.
Un sens de la créativité, grâce au logiciel robuste SafeSign Crowd Control
Les éléments de l’identité visuelle d’Extrema Outdoor ont été importés dans le système de gestion de contenu SafeSign avant le début du festival. Pendant l’événement, il est possible de modifier en direct depuis le CP-Ops les couleurs, le texte et les visuels lorsque cela s’avère nécessaire. Cette fonctionnalité a été largement utilisée chaque fois que le présentateur météo Ruben Weytjens annonçait de fortes pluies.
Au total, un plan de gestion des foules a été élaboré pour plus de 20 écrans, parmi lesquels des balises SafeSign Crowd Beacons, des écrans d’orientation SafeSign Wayfinding et des écrans d’information SafeSign, y compris des panneaux de gestion des foules situés aux deux entrées. Le logiciel SafeSign offre une infrastructure épurée et robuste qui permet de rester connecté à tout moment, avec une faible latence, à un nombre variable d’écrans, qu’il soit petit ou grand.
Un déploiement rapide, grâce à la formule SafeSign Crowd Beacon
Les « Crowd Beacons » ? Il s’agit d’écrans ultra-lumineux montés sur un pied pouvant atteindre 4 mètres de haut. Ils sont spécialement conçus avec une structure robuste et ont été testés pour résister à des vents de force 10. Un organisateur peut choisir des modèles à une, deux ou quatre faces, ou les combiner.
Ils sont livrés prêts à l’emploi et ne nécessitent qu’un seul branchement électrique. En l’absence de branchement électrique, The Safe Group fournit un générateur silencieux.
Le réseau SafeSign transmet sans interruption du contenu aux Crowd Beacons, ce qui a permis de fermer instantanément les parkings pleins. Extrema Outdoor a choisi de faire appel à un collaborateur SafeSign supplémentaire par l’intermédiaire de The Safe Group, afin que le responsable marketing attitré puisse se concentrer, entre autres, sur les relations presse, les messages de fond et les événements VIP sur place.
